还在用 Excel 做项目台账、项目报告？Aidowork提供新的AI方案

01 项目台账，为何总让人头疼？

在很多企业，#项目台账 就是一个巨大的 Excel 文件。

从合同签订，到发票开具，到收款付款，再到成本利润、收支情况，最后还要做项目分析报告，几乎全都压在一张张表格上。

这带来了几个典型痛点：

• 信息分散，手工搬运

合同在文件夹里，发票在邮箱里，付款单据在财务系统里，最后还得人工汇总到 Excel。每一步都有出错风险。

• 数据更新不及时

财务更新一份表，项目经理可能还在用旧版本。数据滞后，导致管理层看不到实时情况。

• 难以追踪项目全貌

一个项目到底赚了还是亏了？利润率是多少？Excel 台账要等财务做完汇总，项目经理和老板才能知道。

• 工作量庞大

财务和助理每个月花十几个小时甚至更多，只是为了填表、核对、对账，却没有精力做真正有价值的分析。

Excel 是一个好工具，它灵活、简单、易上手，当企业发展到一定阶段，Excel 就会变成效率和准确性的瓶颈。

02 AI 给项目台账带来的新思路

AI 的价值，不是取代人，而是让人从繁琐的手工劳动中解放出来。

放到项目台账上，AI 的优势尤为明显：

1、一键提取信息

合同、发票、收付款单据、成本报表等，上传即可识别金额、日期、客户名称等关键字段。

2、自动建立项目知识库

所有资料不再散落在不同文件夹，而是集中在一个项目维度下，形成结构化的知识库。

3、实时更新与提醒

收款节点、付款计划、成本变动，AI 会自动生成提醒，避免“等财务发现时已经太晚”。

4、自动生成分析报告

AI 能基于项目的合同、收支和成本数据，自动输出项目利润表和阶段性分析，辅助管理层快速决策。

这意味着：过去需要多人、数十小时才能完成的工作，现在 #AI 可以在几分钟里完成，让人力投入到更有价值的事情上。

03 对不同角色的价值

AI 驱动的项目台账，对不同角色意义不同：

• 老板

最关心的是利润和风险。AI 能实时提供项目盈亏情况、回款进度和潜在风险，让老板不用等月底才能知道项目状况。

• 财务人员

从“填表人”变成“分析师”。AI 自动提取、分类、汇总数据，财务可以把精力更多放在成本优化、资金安排和风险预警上。

• 项目经理

过去要一一问财务，现在直接查询项目知识库、随时问AI，就能看到合同执行、收支情况和利润率。信息透明，沟通更高效。

这种角色转变，不仅提升了效率，更让企业的组织能力迈上新台阶。

04 从 Excel 到 AI，是中小企业必须面对的升级

很多老板会说：

“我们一直用 Excel，也能管得过来。”

确实如此，但随着企业成长，问题会越来越突出：

• 合同数量越来越多，Excel 是否还能撑得住？

• 需要协同时，Excel 是否还能保证准确？

• 当你需要实时决策时，Excel 是否能提供即时数据？

AI 工具的价值，不是替代 Excel，而是帮助企业升级。

它让项目台账从“静态表格”，变成“动态的智能管理工具”。

结语

过去 20 年，中小企业习惯用 Excel 管理合同和项目台账；

未来 10 年，更聪明的企业会用 AI，把合同、发票、收支、成本、利润全链路打通。

#Aidowork 正是为此而生。

它不是要让你放弃 Excel，而是帮你从繁琐表格中解放出来，用更低的成本、更智能的方式，掌握项目全貌。